Como sacar el máximo partido de las reuniones de trabajo

Todos somos responsables del éxito de las reuniones a las que asistimos. Muchos se quejan como si se tratase de una situación ajena, sin querer entender que de alguna manera son participes de su productividad.

Las reuniones son necesarias. Son un mecanismo que induce a la acción a las organizaciones impulsando la implicación del equipo y sirviendo como plataforma para resolver problemas, tomar decisiones, informar y construir confianza en el proyecto.

¿Es necesaria?

En ocasiones, se celebran de manera simplemente rutinaria y nadie se  atreve a cuestionarlas. Antes de convocarla debe preguntarse si es posible alcanzar el mismo objetivo por vías que consuman menor tiempo y dinero. Algunos casos en lo que puede ser la mejor opción una reunión: a) se requiere el contenido de la reunión una comunicación presencial; b) es necesario establecer un dialogo donde preguntar, intercambiar información y evaluarla de manera conjunta; c) es necesaria una puesta en común de lo que está haciendo cada uno en el proceso para entender como encajan las actividades o evitar la duplicidad de tareas; d) es necesario resolver conflictos encontrando el origen y determinando vías para su solución; e) se pretende aumentar la motivación y cohesión del equipo.

¿Preparan los asistentes los aspectos clave?

Si antes de entrar a una reunión cada participante revisa toda la documentación relacionada y prepara lo necesario para que sus  contribuciones sean concretas y eficaces, es muy probable que todos salgan satisfechos. Deben preparar las intervenciones para presentar sus aportaciones de manera clara, concreta, ajustada al tiempo previsto y evitando divagar. Siempre además teniendo en cuenta el contexto y el papel de cada asistente.

¿Comienza puntualmente?

La falta de puntualidad degenera en un problema crónico si no se acorta enseguida. Se debe dejar como máximo un margen de cinco minutos, no más. Contribuirá a establecer una cultura de respeto al tiempo y a las personas. No se deberían convocar fuera del horario laboral salvo temas importantes o urgentes.

¿Se desarrollan los temas de manera ágil y ordenada?

Es recomendable realizar intervenciones concretas que no se desvíen de los temas previstos y siguiendo el orden establecido en la agenda tratando en primer lugar los asuntos más breves y sencillos. Se debe imprimir ritmo y acción para evitar que el equipo se duerma o divague. Para lograr una reunión ágil y amistosa lo ideal es que el grupo se modere a sí mismo sin necesidad de conceder la palabra en las intervenciones.

¿Muestran las asistentes actitud positiva y un comportamiento asertivo?

Se debe favorecer el ambiente positivo durante el debate. Las opiniones se deben expresar manteniendo un equilibrio entre el comportamiento agresivo de quienes imponen sus ideas a la fuerza, y el comportamiento pasivo de quienes tienen miedo de no complacer a otros. Se tendrán en cuenta estilos de personalidad y comunicación de los demás.  Saber discrepar sin reñir es uno de los aspectos más difíciles de la interacción humana.

¿Se gestiona el grupo de manera adecuada?

Los asistentes son individuos, pero muestran un comportamiento propio como miembros de un grupo, regido por los comportamientos de la dinámica de grupos, de ahí la complejidad una gestión eficaz de las reuniones. Durante una reunión se ponen de manifiesto las deficiencias organizativas, por lo que, el éxito de una reunión dependerá de la capacidad de los asistentes de gestionar a las personas y de su orientación a resultados.

¿Se evalúan las distintas opciones negociando compromisos?

En cada intervención se deben identificar las propuestas. Los participantes deben potenciar la diversidad de soluciones siendo analíticos para determinar cuál es la mejor elección. Se debe colaborar frente a las diferencias de opinión para buscar la mejor solución teniendo en cuenta los objetivos y remarcando las aportaciones de cada opción.

¿Se adopta una decisión conforme al método más adecuado?

Para concretar los acuerdos se debe utilizar en cada caso el método de decisión más adecuado. Aunque decisiones democráticas reciben mayor apoyo que las impuestas, el método de decisión no debe ser necesariamente el consenso. Normalmente, en un clima de profesionalidad cada uno tiende a asumir sin necesidad de imposición su responsabilidad en las acciones que le competen.

¿Se resumen conclusiones?

Toda reunión hay que terminarla, no dejarla morir como ocurre con frecuencia. Se identificará cuándo el debate ha llegado a un punto en el que se ha aportado suficiente información para obtener una conclusión y continuar tratándolo no aporta nada nuevo. En ese punto se debe fomentar la toma de decisiones cerrando el debate con un breve resumen de las decisiones acordadas.

¿Se evalúa?

Cada reunión debe ser evaluada, ya que constituye una importante fuente de información para la mejora continua. Todo aquello que no se evalúa no se puede mejorar. Se deben identificar todos los aspectos susceptibles de mejorar tanto a nivel individual como de grupo (funcionamiento, comportamientos, organización o planificación).

La evaluación requiere un compromiso con la mejora. No ha de verse como una crítica. Es una parte del ciclo de mejora que aporta retroalimentación al proceso. La reunión conduce a una acción que traerá a su vez nuevas reuniones.

¿Se lleva a cabo un seguimiento a los acuerdos?

Las acciones sin plazos y responsables no sirven para mucho y se suelen olvidar perpetuándose en el tiempo. Una de las deficiencias de las reuniones es la dificultad de llevar a cabo lo que se decide. Es fundamental que el acuerdo se lleve a la práctica en los plazos establecidos y para garantizarlo se requiere un seguimiento.